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Le manager minute et le Lean management

manager minute« Le Manager Minute » de Ken Blanchard et Spencer Johnson a été publié en 1981, il a 30 ans. Il nous propose une méthode de management basée sur 3 outils simples : les objectifs minutes, les félicitations minutes et les réprimandes minutes.
Il est étonnant, mais très réconfortant, de voir que les outils proposés sont exactement ceux du lean management

D’abord par la création d’un standard de management(« manager minute » dans le livre): une même manière de manager, connue de tous, formalisée, appliquée par tous les niveaux hiérarchiques. Les nouveaux sont formés à cette méthode. Développer des méthodes standards de management est un gain de temps énorme : chacun sait comment il doit communiquer vers le haut et vers ses équipes ; chacun sait sur quoi il est attendu et comment on va lui dire. Cela évite les réunions multiples, les échanges de mails interminables. Au final, on se concentre sur les vrais problèmes et cela crée la culture de l’entreprise.

Dans le standard de management du manager minute nous retrouvons plusieurs outils « lean »

Les objectifs minutes qui doivent tenir sur une feuille en 250 mots maximum, « que n’importe qui peut lire en moins d’une minute ». Cette approche est similaire à celle du A3 dans le lean. D’autant plus que pour établir les objectifs, le « manager minute » se base sur la règle des 20/80. (page 34/35)

Le traitement des problèmes : le « manager minute » prend les problèmes comme une opportunité d’amélioration (« différence entre ce qui se passe effectivement et ce que vous souhaitez qu’il se passe »), montre à son collaborateur la méthode pour le résoudre (décrire les faits « en termes observables et mesurables ») mais ne traite pas le problème à sa place. (page 37)

Les félicitations minutes consistent à « surprendre les collaborateurs à faire du bon travail ». Le but est de faire progresser les collaborateurs. La première étape est d’observer l’activité du « collaborateur », lui demander « d’enregistrer ses progrès de façon détaillée », de s’appuyer sur des faits précis, et d’aller sur le terrain pour le dire. (page 41,46). Les félicitations sont régulières, au fur et à mesure des progrès : on attend pas le résultat final, c’est l’amélioration continue. (page 80 à 85)

Les réprimandes minutes : Le manager minute le fait sans attendre ( « dés qu’il a entendu parler de l’erreur »). C’est le rôle des réunions quotidiennes dans les équipes de traiter rapidement les écarts. On ne se souvient plus de ce qui s’est passé il y a une semaine. Là encore, tout part de faits précis, observés, (« vous devez avoir observé vous-même le comportement » page 94) sans s’attaquer aux personnes; le QUOI plutôt que le QUI.

La réunion du mercredi : Le manager minute instaure  une réunion rituelle avec ses équipes. Elle est prioritaire sur tout le reste (c’est le seul jour ou il n’accepte pas de rendez vous). Elle permet de faire remonter les problèmes.

Au final le manager minute  est reconnu dans son groupe car il est « le meilleur des formateurs » de manager (page 53).

Y a-t-il des principes plus lean ? …

 

Pierre-Henri Hartmann, BELIER ASSOCIES, publié mai 2011

en savoir plus sur le management et l'amélioration continue ici

Le manager minute

Auteur(s) : Ken Blanchard , Spencer Johnson

Editeur : Editions d'Organisation  Date de parution : 30/11/2006

 

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