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Amélioration continue et Kaizen : retour d'expérience

chantier kaizenCi après un retour d'expérience sur les chantiers d’amélioration rapide et les « petits pas » qui permettent de traiter les gros problèmes.Dans cette entreprise de maintenance industrielle la technicité, la qualité de service, et la réactivité sont les facteurs incontournables du fonctionnement.
La technicité et la qualité de service s’appuient sur une expertise technique forte, entretenue par un haut niveau de recrutement et de formation interne.

La réactivité, et aussi la qualité de service, s’appuient sur l’organisation et le traitement des flux d’information, qui se doivent d’être souples et agiles.

A cet effet, l’entreprise a engagé depuis 2 ans une démarche d’amélioration continue, d’abord centrée sur l’implantation et les flux physiques, puis sur l’organisation et les flux administratifs, avec le concours de BELIER ASSOCIES.

La démarche sur l’organisation et les flux administratifs a été engagée sur 2 fronts en parallèle :

  • D’une part, une réflexion sur les dysfonctionnements globaux, qui a rapidement débouché sur des questions d’organisation générale et d’organigramme. Ces questions ont soulevé des problèmes trop lourds, sur lesquels il n’a pas été possible d’avancer directement.
  • D’autre part une action de terrain avec les employés et leur maitrise, avec des tableaux d’amélioration continue qui permettent à chacun de signaler les problèmes (petits, gros, irritants, ….). et de rendre visible l’avancement du traitement des problèmes.

Progressivement, des moyens ont été mis en place pour traiter les problèmes signalés :

  • De la formation : il faut s’entrainer à bien identifier le problème, le « poser » de façon factuelle, chercher les causes, et apprendre à être efficace en groupes de travail. Cette approche n’est pas naturelle, et l’apprentissage demande du temps et de l’accompagnement
  • Du temps a été libéré : d’abord pour la formation, puis pour constituer des groupes de travail, et pour mettre en œuvre les solutions
  • Les moyens matériels nécessaires à la mise en œuvre des solutions trouvées par les groupes de travail ont été alloués : petits équipements, outillages, aménagements de postes, affichages, ….. . Ces moyens sont dans la grande majorité des cas des moyens simples, sans gros investissements.

Cette forme d’action de terrain a permis de faire ressortir et de traiter des « petits » problèmes du quotidien, des « irritants », qui considérés individuellement peuvent sembler mineurs (car on réussit toujours à trouver la parade et à faire le travail malgré le problème), mais qui sont en fait des facteurs très importants de performance et de qualité des conditions de travail.

Cependant, il est apparu que certains sujets de flux d’information avaient besoin d’une analyse et d’une vision plus globale que celle apporté par les signalements de problèmes des tableaux d’amélioration continue.

Des chantiers d’amélioration rapide « kaizen » ont été programmés.

Le 1er chantier a été un chantier de 3 jours, sur le flux « devis – commande – traitement de la commande – expédition » : un groupe de travail a été constitué réunissant 1 représentant de chacune des fonctions intervenant sur le flux. Après une formation rapide à la méthode de résolution de problème, ce groupe de travail a déroulé la démarche : description du processus actuel, formalisation des problèmes rencontrés, analyse des causes, recherche de solutions, validation par la hiérarchie, préparation de la mise en œuvre. Dans la semaine qui suivi le chantier, le nouveau processus a été mis en place « en test ». Il a été rapidement validé, et consolidé grâce à la mise en place d’un tableau d’amélioration continu et d’une réunion quotidienne « 5 mn ».

Un 2ieme chantier « 2 jours » a été mené ensuite sur un autre secteur, qui a permis de compléter les acquis du 1er chantier.

Un 3ième chantier a rapidement été mené ensuite. D’autres suivront.

Les résultats :

Le problème d’organisation global qui était apparu « trop complexe » lors des premières approches est en train de trouver progressivement des solutions concrètes au fur et à mesure de l’avancement des actions de terrain. Le traitement des problèmes signalés sur les tableaux d’amélioration continue permet progressivement de « clarifier » la situation : chaque fois qu’un « petit » problème est traité, on enlève du bruit de fond et on rend progressivement visibles les causes profondes. Les chantiers d’amélioration rapides permettent de garder une vue globale lorsqu’elle est nécessaire et permettent d’agir concrètement sur un processus. Le travail sur l’organisation globale devient ainsi beaucoup concret et plus facile à mener.

Comme le disait Confucius il y a plusieurs milliers d’années :

« Qui veut déplacer des montagnes commence par les petites pierres. »

 

Denis De Boissieu, BELIER ASSOCIES, Article publié janvier 2015

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